İrsaliyeli fatura ve irsaliye eksikliğinin hukuki ve cezai riskleri

Kısa cevap

Fatura satış bedelini, sevk belgesi malın hareketini izlemeye yarar. İrsaliyeli fatura, koşulları sağlandığında bu iki işlevi birleştiren belgedir; her e-fatura otomatik olarak irsaliye yerine geçmez. Eksiklikte önce hangi belgenin, kim tarafından, hangi aşamada düzenlenmesi gerektiğini belirleyin.

Sevk, teslim ve fatura tarihini ayrı yazın

Sipariş, depodan çıkış, taşıma başlangıcı, müşteriye teslim ve belge oluşturma/gönderme saatlerini aynı çizelgede gösterin. Malı taşıyan, taşıttıran, satan ve alan kişiler farklı olabilir. Belge yükümlülüğünü yalnız şoförün elindeki kâğıda bakarak belirlemeyin.

Elektronik belge ile teknik kaydı birlikte koruyun

Belgenin numarası/UUID bilgisi, oluşturulma ve gönderilme kayıtları, sistem yanıtları, taşıma ve teslim belgeleri birlikte saklanmalıdır. Ekran görüntüsü yardımcıdır; asıl elektronik kaydın yerine geçmeyebilir.

509 sayılı Tebliğ V.5.1 uyarınca e-faturanın irsaliye yerine kullanılacak kâğıt çıktısı için fatura malın teslimi anında düzenlenmeli, tarih yanında saat ve dakika gösterilmeli, çıktıda “İrsaliye yerine geçer.” yazmalı ve satıcı veya yetkilisi çıktıyı imzalamalıdır. E-arşiv faturada da V.5.2’deki koşullar ve malın yanında verilen imzalı çıktı aranır. Belgenin yalnızca elektronik fatura olması bu koşulların yerine geçtiği anlamına gelmez. Sektöre veya belge türüne özgü izin ve istisnalar ayrıca kontrol edilir.

Sistem kesintisi kendiliğinden istisna yaratır mı?

Her teknik sorun belgesiz sevki haklı çıkarmaz. 509 sayılı Tebliğ V.7; GİB veya ilgili kamu sistemlerindeki arıza/bakımı, ispatlanabilen mükellef ya da özel entegratör kesintilerini ve belirli diğer hâlleri ayrı düzenler. Planlı bakımda yazılı bildirimdeki süre, mükellef/entegratör kaynaklı kesintide ise tevsik koşulu önemlidir. Kanuni belge düzenleme süresi geçirilmeden uygun kâğıt belge kullanılması mümkün olabilir; mükelleften kaynaklanan her sorun bu istisnaya girmez.

Kesintinin kaynağını, zamanını, sağlayıcı bildirimini ve denenen işlem kayıtlarını koruyun. Mücbir sebep, mali mühür/imza arızası ve GİB’in özel izinleri kendi koşullarıyla incelenir. Sonradan e-belgeye dönüştürme gerekip gerekmediği sevkiyatın türüne göre değişir; tek bir kâğıda dönüş reçetesi uygulamayın. Gerçekte düzenlenmeyen belgeyi geçmiş tarihliymiş gibi üretmeyin.

Vergi cezası ve teslim uyuşmazlığı farklıdır

VUK m.353 belge düzenine aykırılıklar için özel usulsüzlük yaptırımları öngörür. Uygulanacak bent, belge türü, tespit ve yıl görülmeden ceza tutarı hesaplanmamalıdır. Ticari davada malın gerçekten teslim edilip edilmediği ise sözleşme, teslim alanın yetkisi ve diğer kayıtlarla incelenir. Bir vergi belgesi tek başına bütün teslim veya ödeme uyuşmazlığını çözmez.

İnceleme veya ceza yazısı geldiğinde

Yazının tam örneğini ve tebliğ kaydını alın. Hangi sevkiyatın, hangi belgenin ve hangi eksikliğin tespit edildiğini listeleyin. Mali müşavirle belge/kayıt düzeltme seçeneklerini, hukukçu ile talep ve başvuru yolunu ayrı değerlendirin. Düzeltme yapılması önceki aykırılığı her durumda ortadan kaldırmaz; kararın başvuru süresi ayrıca takip edilir. Genel bilgilendirmedir; bu metin güncel e-irsaliye teknik kılavuzunun yerine geçmez.