Ödenmeyen alacak için belge dosyası: sözleşmeden ödeme planına

1. Önce talebinizi tek cümlede tanımlayın

Bir alacak dosyasına “Müşteri borcunu ödemiyor” diye başlamak sorunun bütününü göstermez. Kimin, hangi işlemden, hangi tutarı, ne zamandan beri ödemediğini yazın. Şirketin ticaret unvanını marka adından ayırın.

Bir gruba bağlı iki şirket varsa sözleşme tarafıyla faturanın muhatabını karşılaştırın. İşletme çalışanının adıyla şirket tüzel kişiliğini karıştırmayın. Bu ilk satırda bir boşluk çıkması dosyanın değersiz olduğunu göstermez; araştırılması gereken noktayı gösterir.

Görüşme öncesinde olayları tarih sırasına koymak, doğru soruyu kurmanın en hızlı yollarından biridir.

2. Fatura, sözleşme ve teslim üç ayrı kayıt grubudur

TTK m.21 faturaya ilişkin çerçeveyi düzenler. Dosya hazırlığında ise faturanın yanına işin kararlaştırıldığını ve yerine getirildiğini gösteren kayıtları da koyun. Sipariş formu, teklifin kabulü, teslim belgesi, çalışma raporu veya hizmet onayı farklı soruları cevaplar.

Bir tasarım hizmetinde son dosyanın gönderilmesiyle müşterinin kapsam dışı bir ek iş istemesi ayrılmalıdır. Belgeleri yalnız lehinize olan mesajlardan oluşturmayın. Karşı tarafın “Eksik teslim” itirazını da aynı kronolojiye ekleyin.

Böylece alacak tartışmasının tutar mı, teslim mi, kalite mi kaynaklı olduğu anlaşılır.

3. Vade ile temerrüt incelemesini ayırın

TBK m.117 borçlunun temerrüdü bakımından ihtar ve istisna durumlarını düzenler. Bu nedenle dosyaya yalnız fatura tarihi yazmak yeterli bir hazırlık değildir. Ödemenin ne zaman yapılacağına ilişkin sözleşme hükmünü, varsa sonraki erteleme anlaşmasını ve gönderilmiş bildirimleri ayrı işaretleyin. “Ay sonunda öderiz” konuşmasının hangi aya ve hangi tutara ilişkin olduğunu açıklayın.

Bu sayfa belirli bir bildirimin yeterli olduğunu veya herkes için ihtar gerektiğini söylemez. Tarihlerin dayanağı olmadan faiz hesabına geçmek, aritmetik olarak düzgün fakat hukuken tartışmalı bir rakam üretir.

4. Ödemeleri ve iadeleri tek hesapta eşleştirin

Her faturanın karşısına ödeme, iade ve düzeltme kalemlerini yazın. Aynı dekontu iki faturadan düşmeyin; mahsup konusunda tarafların açıklamaları varsa saklayın. Bir taksit üçüncü kişinin hesabından gelmişse bu ödemenin hangi borç için yapıldığını gösteren kaydı ayırın.

Listeyi hazırlayan kişinin muhasebe kayıtlarıyla hukuki dosyayı karşılaştırması yararlıdır. Toplam alacak sütununun yanında tartışmalı kalem sütunu bulunsun. Örnek olarak 100 birim faturanın 30 birimi ödenmiş ve 10 birimlik iade tartışılıyorsa kalan matematiksel bakiye ile talebin hukuken kabul edilecek tutarı aynı kesinlikte değildir.

5. İletişim dosyasını tam ve ölçülü koruyun

Yazışmalarda tek bir cümleyi kırpmak yerine anlamı açıklayan önceki ve sonraki bölümleri koruyun. Asıl dosyayı değiştirmeyin; çalışma kopyası üzerinde not tutun. Ticari sırları ve kişisel bilgileri ilgisiz çalışanlara dağıtmayın.

Bir borcun varlığını tartışmak için borçlunun ailesine veya çevresine açıklama yapmayı rutin tahsilat yöntemi haline getirmeyin. Delil elde etme ve kullanma yönteminin hukuka uygunluğu ayrıca incelenir. Hukuki görüşmeye götürülecek dosya, sosyal medyada yayımlanacak bir içerik değildir.

Erişimi sınırlı, tarihleri belli bir belge düzeni tercih edin.

6. Ödeme teklifi geldiğinde dosya kapanmaz

Borçlunun ödeme sözü vermesiyle paranın gelmesi aynı olay değildir. Yeni bir plan hazırlanıyorsa hangi borcun kapsandığını, taksitleri, önceki ödemeleri ve mevcut teminatları birlikte gösterin. TBK m.133 yenilemeye ilişkin ayrımı içerir; yeni bir belge mevcut ilişkiye ne yapıyor sorusu önemlidir.

Protokol içinde genel ibra, feragat veya farklı bir yükümlülük bulunup bulunmadığını inceletin. Ödeme yapılmadan “Bütün alacaklar sona ermiştir” gibi geniş ifadeler kullanılmasının sonucu, makbuz düzenlemekten farklı olabilir. İmzalanmış son sürümle ödeme kayıtlarını bir arada tutun.

7. Müzakere ve resmî takip dosyalarını birbirine karıştırmayın

Görüşme notu, ihtar, arabuluculuk belgesi, icra evrakı ve mahkeme kararı farklı aşamaları gösterir. Hangisinin mevcut olduğunu tek bir dosya listesinde belirtin. “Avukata verildi” veya “Takip başladı” gibi ifadeleri tarih ve belgeyle açıklayın. Süreli bir resmî evrak geldiyse pazarlık sürüyor diye incelemeyi ertelemeyin.

Bu rehber hangi takip yolunun kullanılacağına karar vermez; yetki, görev, dava şartı, delil ve süre değerlendirmesine hazırlık sağlar. Aynı alacak için daha önce işlem yapılıp yapılmadığının bilinmesi mükerrer ve çelişkili taleplerin önlenmesi bakımından da önemlidir.

8. Görüşmeye götürülecek bir sayfalık özet

En üste taraflar ve genel işlem türünü yazın. Altına sözleşme, teslim, vade, kısmi ödeme ve bildirim tarihlerini sırayla koyun. Her satıra ek belge numarası verin.

Son bölümde ne istediğinizi ve karşı tarafın temel itirazını belirtin. Eksik belgeleri ayrıca listeleyin; yok olan bir kaydı varmış gibi göstermeyin. Tahsil ihtimaliyle alacağın hukuki dayanağı ayrı değerlendirmelerdir.

Sağlam belge düzeni bir sonuç garantisi değildir; dosyadaki güçlü ve zayıf noktaların görülebilmesini sağlar. İlk iletişimde bütün kişisel belgeleri göndermek yerine güvenli paylaşım yöntemini belirleyin.