Şirket için hukuki risk incelemesi nasıl hazırlanır?

Kısa cevap: Şirket için hukuki risk incelemesi nasıl hazırlanır?

Şirket için hukuki risk incelemesine faaliyetleri ve mevcut belgeleri eşleştirerek başlayın. Her risk kaydında hukuki yükümlülük, fiilî eksik, olası sonuç, sorumlu kişi, yapılacak işlem ve doğrulama tarihi bulunsun. İmzalı politika tek başına uygulamanın doğru olduğunu kanıtlamaz.

Çalışmanın kapsamı şirketin sektörüne, büyüklüğüne, çalışanlarına, müşteri/tedarikçi yapısına ve veri işlemlerine göre belirlenir. Aşağıdaki düzen bir hazırlık yöntemidir; bütün yasal yükümlülükleri içeren sertifika veya zorunlu tek format değildir.

Kapsamı ve sınırları baştan belirleyin

Politika yazmak ile politikanın uygulanması, eğitim verilmesi ve kanıtlanması farklıdır. KVKK, iş sağlığı ve güvenliği, iş hukuku, sözleşme, rekabet, vergi ve fikri mülkiyet riskleri tek bir kontrol listesine indirgenmemelidir.

Bu rehber şirket veya ticari işletme dosyası için genel dosya hazırlığı sağlar. Özel kanun, sözleşme, yabancılık unsuru veya devam eden yargılama varsa dosya incelemesi gerekir.

Şartlar ve kontrol kriterleri

İlk taramada dört soruyu cevaplayın: Şirket hangi faaliyeti kimlerle yürütüyor? Hangi kanuni veya sözleşmesel yükümlülük uygulanıyor? Uygulamanın yapıldığını hangi kayıt gösteriyor? Eksiklikten kim sorumlu ve ne zaman giderilecek?

Sözleşmeler ve yetki; çalışanlar ve iş güvenliği; kişisel veri ve erişim; müşteri/reklam; vergi ve sektör izinleri ayrı kontrol başlıkları olabilir. Başlıkların sayısı değil, faaliyetle bağlantılı risk ve kanıtı göstermesi önemlidir.

Adım adım ne yapmalısınız?

1. Şube, ürün, çalışan, müşteri, tedarikçi ve veri akışının kısa listesini çıkarın. 2. Her faaliyet için sorumlu kişiyle sözleşme/politika ile gerçek uygulamayı karşılaştırın. 3. Kanuni dayanak, eksik işlem, etki ve mevcut kanıtı aynı risk kaydında yazın. 4. Acil güvenlik riski, süreli bildirim veya devam eden ihlali önceliklendirin; düzeltici işlem ve sorumluyu belirleyin. 5. Yapıldı beyanı yerine erişim kontrolü, eğitim kaydı veya tamamlanmış işlem gibi doğrulama kanıtıyla kaydı kapatın. Tekrarlama riski için uygun kontrol tarihi koyun.

Süreler ve kritik tarihler

Her riskte üç farklı tarih olabilir: kanuni son gün, sözleşmesel bildirim/yenileme günü ve şirketin kendi kontrol hedefi. İç kontrol tarihi, kanuni süreyi uzatmaz. Süreli tebligat veya gerçekleşmiş ihlal varsa olağan denetim takvimini beklemeyin.

Herkese uyan aylık/yıllık bir kontrol süresini kanun kuralı gibi kullanmayın. Düzenli kontrolün sıklığı risk ve uygulanacak özel yükümlülüğe göre belirlenir.

Somut senaryo ile düşünün

Varsayımsal örnek: İşten ayrılan çalışanla gizlilik belgesi var, ancak bulut dosyalarına erişimi açık kalmış. Risk kaydında ayrılış tarihi, erişim sahipliği, hâlen açık kaynaklar, sorumlu ekip ve kapatma/denetim kanıtı gösterilir. Olası veri ihlali ve bildirim gereği ayrıca incelenir; sadece yeni bir politika imzalatmak geçmiş açığı çözmez.

Hangi belgeleri hazırlamalısınız?

1. Risk envanteri ve politika seti 2. Sözleşme/tedarikçi kayıtları 3. Eğitim ve erişim logları 4. İhlal, denetim ve düzeltici faaliyet kayıtları

Belgelerin asıllarını değiştirmeyin; çalışma kopyalarını tarih ve kaynak bilgisiyle düzenleyin.

En sık yapılan hatalar

En kritik hata: İmzalı politika dosyasını, uygulama ve denetim kanıtı olmadan yeterli uyum programı kabul etmek.

Ayrıca karşı tarafın sıfatını doğrulamadan işlem yapmak, belgenin tamamı yerine kırpılmış ekran görüntüsüne dayanmak ve süreli evrakı yalnız telefonla takip etmek hak kaybı yaratabilir.

Sonraki adım ve sorumluluk reddi

Dosyanızı kısa olay özeti, tarih çizelgesi ve belge listesiyle hazırlayın. Somut olayın değerlendirilmesi için ofis iletişim bilgilerini kullanabilirsiniz.

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki görüş, dava sonucu veya başarı garantisi değildir. Her olayın tarafları, belgeleri, süreleri ve güncel mevzuatı farklı olabilir. İşlem yapmadan önce yetkin bir avukattan somut dosya incelemesi almanız önerilir.